LA DISCIPLINE ARCHIVISTIQUE
L’archivistique est une discipline regroupant les principes, normes et techniques régissant les fonctions de gestion des archives (création, évaluation, acquisition, classement, description, conservation et valorisation).
> ARCHIVES Ensemble des informations, quels que soient leur date, leur nature ou leur support, organiquement réunies par une personne physique ou morale, publique ou privée, pour les besoins même de son existence et l’exercice de ses fonctions, conservées d’abord pour leur valeur administrative, légale ou financière, conservées ensuite pour leur valeur de témoignage ou d’information générale.
> ARCHIVISTE Professionnel·le chargé·e de la gestion des archives.
> ARCHIVES COURANTES, ACTIVES OU DE GESTION Les archives courantes ou de gestion regroupent les documents actifs qui sont indispensables au soutien et au maintien des activités quotidiennes d’une personne physique ou morale.
> ARCHIVES DÉFINITIVES OU HISTORIQUES Les archives définitives regroupent les documents conservés ou à conserver sans limitation de durée par une personne physique ou morale, pour leur valeur de témoignage, d’information générale ou pour la recherche.
> FONDS D’ARCHIVES Ensemble des documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement, créés, accumulés et utilisés par une personne physique ou morale ou par une famille dans l’exercice de ses activités ou de ses fonctions.
LA NATURE DES DOCUMENTS D'ARCHIVES
La description des documents d’archives comporte les informations relatives à leur contenu, à leur nature, à leur typologie et à leurs supports. Les principaux éléments et unités de description des archives sont décrits ici.
> BOÎTE D’ARCHIVES Appelée communément carton, unité matérielle de conservation se présentant sous la forme d’une boîte rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des documents d’archives, à en faciliter la manutention et le rangement.
> DOCUMENT Le document est un ensemble constitué par un support et par l’information qu’il porte, utilisable à des fins de consultation ou comme preuve.
> DOCUMENT ANALOGIQUE Document dont l’information est contenue sur un support physique (papier, film, bande magnétique, etc.) et appartenant à la période prénumérique.
> DOCUMENT AUDIOVISUEL Document composé d’images, de sons et d’images en mouvement dont la lecture requiert l’utilisation d’une machine.
> DOCUMENT ICONOGRAPHIQUE Document composé essentiellement d’images fixes comportant un élément de dessin, de figuration graphique ou photographique.
> DOCUMENT NON-TEXTUEL Document dont l’information est constituée de sons, d’images, etc. (vidéo, film, photographie, cartes et plans, etc).
> DOCUMENT NUMÉRIQUE Document dont l’information, qu’elle soit sous forme textuelle, d’image ou de son, est contenue sur un support informatique (disque optique, CD, disquette, etc.), et dont la lecture requiert l’utilisation d’une machine, d’un ordinateur ou d’un logiciel.
> DOCUMENT TEXTUEL Document dont l’information se présente sous la forme d’un texte, d’un tableau, de notes, etc.
> DOSSIER Ensemble de documents constitué soit organiquement par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d’une affaire, soit par regroupement logique lors du classement.
> PAPIERS Expression usuelle employée pour désigner les archives personnelles et familiales.
> PIÈCE La plus petite unité de description d’un fonds d’archives (une photographie, une lettre, une lettre patente, un relevé de notes, un journal intime, une captation de spectacle, etc.).
> SÉRIE Ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme.
> SUPPORT Élément matériel (papier, bande ou disque magnétique, bande vidéo, disque optique, film, microfilm, etc.) sur lequel sont fixées des informations écrites, sonores, numériques ou visuelles pour constituer et/ou conserver un document.
LE TRAITEMENT DES ARCHIVES
Le traitement est l’ensemble des procédures et des opérations réalisées dans le cadre de la gestion des archives historiques. Les principales opérations de traitement sont ici présentées dans l’ordre où elles sont généralement effectuées.
> ÉVALUATION Fonction archivistique visant à déterminer l’utilité administrative, l’intérêt historique et le traitement final (conservation ou élimination) des documents.
> TRI Opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents et aux termes d’une évaluation, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’élimination.
> CONSERVATION Fonctions et ensemble des mesures prises pour assurer la conservation matérielle, la lisibilité et la perennité de l’information et à assurer la sauvegarde, au terme du tri, des documents qui ne sont pas destinés à la destruction.
> DESTRUCTION Opération matérielle d’élimination des documents dont la conservation ne se justifie plus.
> CLASSEMENT Le classement est une opération matérielle qui consiste à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisé selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement facilite le repérage et la consultation des documents.
> COTATION ET COTE La cotation est l’attribution d’une cote à un article. La cote est un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant un fonds, un dossier ou une pièce et correspondant à sa place dans le classement ou à son lieu d’entreposage.
> DESCRIPTION DES ARCHIVES Présentation intellectuelle et matérielle d’une unité de description (Fonds, série, dossier, pièce) faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique.
LA CONSERVATION DU PATRIMOINE
Le patrimoine archivistique est l’ensemble des archives historiques conservées comme faisant partie du patrimoine écrit, historique et culturel d’une collectivité, d’une société, d’une personne physique ou morale, publique ou privée. L’ère du numérique a apporté de nouveaux enjeux de conservation de l’information et de la mémoire collective.
> ACQUISITION Ensemble de documents de la même source pris en charge par un service d’archives à une date donnée, suite au versement, au dépôt, au don ou au legs, à l’achat ou à l’échange.
> COMMUNICATION, DIFFUSION ET VALORISATION DES ARCHIVES Activités consistant à mettre les archives en valeur, à en faire l'exploitation et à les rendre accessibles, que ce soit par le biais d'expositions, de publications, de documentaires, de plateformes numériques, etc.
> CONSERVATION NUMÉRIQUE L’information numérique se présente sous forme de données rassemblées en fichiers. Conserver l’information numérique consiste à éviter la perte ou l’effacement des données, à les conserver intactes et intègres, à conserver leur lisibilité, leur intelligibilité et la possibilité de les réutiliser. Cela implique la pérennité des supports, des formats, des ordinateurs, des logiciels et des systèmes d’exploitation.
> DÉPÔT Acte par lequel un détenteur de documents d’archives remet tout ou en partie ses documents au conservateur d’un dépôt d’archives pour une période donnée et selon certaines conditions.
> DÉPÔT LÉGAL Disposition légale impliquant la remise aux institutions nationales de conservation du patrimoine (BAnQ) de toute production littéraire ou artistique, textuelle, graphique, sonore et audiovisuelle.
> DON Remise de documents ou de fonds, faite à titre gratuit, dans un service d’archives résultant d’une cession de propriété par une personne privée, physique ou morale.
> LEGS Remise de documents dans un service d’archives consistant en un don de documents résultant de l’exécution d’un testament.
> NUMÉRISATION Procédé électronique de reproduction d’un document d’archives.
> OBSOLESCENCE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION En informatique, la technologie peine à traverser l’épreuve du temps. Les machines, supports de stockage, systèmes d’exploitation, logiciels et formats de fichiers deviennent rapidement obsolètes et leur cycle de remplacement est court.
